1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist Stefan Beike, Galefeed, Karl-Steil-Straße 3, 63533 Mainhausen, Deutschland. Die vollständigen Kontaktdaten stehen im Impressum.
Für die Auswahl der Gäste, den Zweck eines Events sowie die Veröffentlichung und Freigabe von Eventinhalten ist regelmäßig der jeweilige Veranstalter verantwortlich. Soweit Galefeed Eventinhalte ausschließlich nach dessen Weisungen verarbeitet, handelt Galefeed als Auftragsverarbeiter. Für eigene Zwecke wie Kontoverwaltung, Abrechnung, Plattformsicherheit und Missbrauchsprävention ist Galefeed selbst Verantwortlicher.
2. Welche Daten wir verarbeiten
Je nach Nutzung können wir Kontodaten, Anmeldedaten, Event-Einstellungen, Eventdatum, öffentliche Codes, QR-Codes, Gästebeiträge, Quiz-Antworten, Moderationsstatus, Zahlungsmetadaten, Support-Anfragen, Kontaktdaten, technische Protokolle sowie Nutzungsdaten verarbeiten.
Gäste-Uploads können Texte, Bilder, Videos, Sendernamen, Dateimetadaten und Zeitpunkte der Übermittlung enthalten. Präsentationsseiten und Vorschauen können je nach gewählter Einstellung ausgewählte Eventinhalte anzeigen.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Erstellung und Verwaltung von Konten, zur Konfiguration und Durchführung von Events, zur Ermöglichung von Gäste-Uploads, zur Anzeige von Präsentationen, zur Bereitstellung von Moderations- und Quizfunktionen, zur Zahlungsabwicklung, zur Missbrauchsprävention, zur Sicherung der Plattform und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
Konten, Eventkonfiguration und gebuchte Funktionen verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Abrechnungs- und Steuerdaten verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Sicherheitsprotokolle, technische Fehleranalyse und Missbrauchsprävention beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere, stabile und missbrauchsfreie Betrieb der Plattform. Kontaktanfragen verarbeiten wir abhängig vom Inhalt nach Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO. Soweit eine Verarbeitung eine Einwilligung erfordert, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage.
4. Hosting und technische Protokolle
Galefeed nutzt technische Infrastruktur und Objektspeicher von Amazon Web Services sowie verbundene Dienstleister. Das primäre Hosting- und Speicher-Setup läuft derzeit in AWS eu-north-1 (Stockholm, Schweden), sodass die Kernproduktdaten standardmäßig in der EU bzw. im EWR gehostet werden. Gäste-Uploads werden über signierte Upload-URLs direkt in den Objektspeicher übertragen. Außerdem verarbeiten wir Server- und Anwendungsprotokolle, um den Dienst zu sichern und technische Probleme zu diagnostizieren.
Protokolldaten können insbesondere IP-Adresse, Zeitstempel, angeforderte Ressource, Browser- und Geräteinformationen, Statuscodes und ähnliche technische Metadaten enthalten. Serverprotokolle werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich ist. Bei einem Sicherheitsvorfall oder einer gesetzlichen Pflicht können betroffene Protokolle länger aufbewahrt werden.
5. Konten und Anmeldung
Bei Registrierung oder Anmeldung verarbeiten wir gegebenenfalls Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Authentifizierungs-Tokens, Konto-IDs und Sicherheitsmetadaten. Dies ist erforderlich, um Konten anzulegen, zu sichern und die gebuchten Leistungen bereitzustellen.
6. Event-Erstellung und Verwaltung
Veranstalter können Events erstellen und verwalten, Pakete auswählen, Upload-Optionen konfigurieren, Vorlagen wählen, Eventtitel und -datum setzen, Präsentationsoptionen definieren und Nachrichtenlimits sowie Aufbewahrungsfristen verwalten.
Die dabei entstehenden Eventdaten verarbeiten wir, um den Dienst bereitzustellen. Dazu gehören auch optionale, vom Veranstalter hochgeladene Bilder zu Quizfragen. Diese werden im S3-Dateispeicher abgelegt; unterstützt werden JPG, PNG und WebP bis 1 MB gespeicherter Dateigröße. Größere ausgewählte Bilder können vor dem Upload lokal im Browser komprimiert werden. Hochgeladene und konfigurierte Eventinhalte bleiben nach dem Eventende so lange verfügbar, wie die Aufbewahrungsfrist des gekauften Pakets gilt, sofern das Event nicht früher gelöscht wird. Quizbilder werden beim Ersetzen oder Entfernen, beim Löschen der Quizfrage und spätestens mit der Experience gelöscht.
7. Gäste-Uploads, Moderation und Präsentation
Gäste können Inhalte über Event-Links oder QR-Codes einreichen. Je nach Einstellung des Veranstalters kann die Upload-Seite Texte, Bilder, Videos oder Quiz-Antworten annehmen.
Vor der ersten erfolgreichen Paketzahlung kann der Veranstalter die Upload-Seite, Moderation und Präsentation mit bis zu 50 Testbeiträgen ausprobieren. Diese Draft-Testdaten werden bei der ersten erfolgreichen Paketzahlung entfernt. Befindet sich das bezahlte Event anschließend im Scheduled-Modus, können die Funktionen erneut mit bis zu 50 Testbeiträgen geprüft werden. Diese Scheduled-Testdaten werden automatisch gelöscht, sobald 48 Stunden vor dem geplanten Eventdatum das reguläre Upload-Fenster geöffnet wird. Testdaten können nicht manuell zurückgesetzt werden. Moderationsfunktionen ermöglichen es, eingereichte Inhalte zu prüfen, freizugeben, abzulehnen, auszublenden oder zu entfernen. Präsentations- und Wall-Funktionen können freigegebene Inhalte für Teilnehmende anzeigen.
Eventseiten sind nicht zur öffentlichen Indexierung bestimmt. Personen mit einem Eventlink, QR-Code oder den Zugangsdaten der Präsentation können jedoch auf die jeweils freigegebenen Funktionen und Inhalte zugreifen. Veranstalter sollten diese Zugangsdaten nur mit den vorgesehenen Teilnehmenden teilen und bei unbeabsichtigter Weitergabe neu erzeugen.
Nutzer sind für die Rechtmäßigkeit der von ihnen oder von Gästen hochgeladenen Inhalte verantwortlich. Galefeed macht sich solche Inhalte nicht zu Eigen und nimmt keine pauschale Vorabprüfung aller Einreichungen vor.
8. Zahlungen und Message Boost
Die Zahlungsabwicklung erfolgt über externe Zahlungsdienstleister, derzeit Mollie für Checkout und Zahlungsstatus-Synchronisierung. Wir erhalten den Zahlungsstatus und Referenzdaten, die erforderlich sind, um das gekaufte Paket zu aktivieren, ein Event zu reaktivieren oder Message-Boost-Kapazität hinzuzufügen.
Vollständige Kartendaten speichern wir nicht. Zahlungsdienstleister verarbeiten Zahlungsdaten nach ihren eigenen Datenschutzhinweisen und Vertragsbedingungen.
9. Kontaktformular und Captcha
Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben, etwa Name, E-Mail-Adresse, Nachricht und Zeitpunkt der Anfrage. Das Kontaktformular nutzt eine einfache Captcha-Aufgabe zum Schutz vor automatisierten Spam-Nachrichten.
Das Captcha-Token dient nur der Verifikation und läuft nach kurzer Zeit ab.
10. Cookies und lokale Speicherung
Wir verwenden technisch erforderliche Cookies, Session Storage und Local Storage für Anmeldestatus, Zahlungsrückkehr, Präsentationszugang, Cooldown-Status, Vorschauen und technische Einstellungen. Derzeit setzen wir auf den Hauptproduktseiten keine Marketing- oder Analyse-Tracker ein. Die rechtlichen Seiten verwenden lokal verfügbare Systemschriften und laden keine Schriftdateien von Google Fonts.
Sollte künftig optionale Speicherung oder ein Cookie-Einsatz hinzukommen, holen wir die gesetzlich erforderliche Einwilligung ein.
11. Speicherdauer und Löschung
Testbeiträge eines noch nicht bezahlten Entwurfs bleiben gespeichert, bis der Veranstalter das Event löscht, die erste Paketzahlung erfolgreich abgeschlossen wird oder die automatische Draft-Löschung greift. Ein bereinigungsfähiger Entwurf geht nach 14 Tagen ohne Aktivität des Veranstalters in eine siebentägige Löschfrist über. Galefeed sendet 7, 5, 3 und 1 Tage vor der Löschung Warnungen und zeigt die Frist im Dashboard an. Das Bearbeiten der Experience oder „Entwurf behalten“ setzt die Inaktivitätsfrist zurück. Entwürfe mit offenem oder abgeschlossenem Zahlungsvorgang sowie Events, die innerhalb von 30 Tagen beginnen, sind ausgenommen. Nach Ende der Warnfrist werden insbesondere Testnachrichten, Quizdaten, hochgeladene Bilder und Videos, eigene Hintergrunddateien, Zugriffsdaten und die Draft-Konfiguration dauerhaft entfernt. Bei der ersten erfolgreichen Paketzahlung werden die Draft-Testbeiträge automatisch entfernt. Während des anschließenden Scheduled-Modus neu erzeugte Testbeiträge werden mit ihren Upload-Dateien und Zählerständen automatisch gelöscht, sobald das reguläre Upload-Fenster 48 Stunden vor dem Event geöffnet wird.
Die Aufbewahrung richtet sich nach dem gebuchten Paket. Aktuell gelten 180 Tage für Quiz Only und Basic, 365 Tage für Pro und 1.095 Tage für Premium. Die Präsentation bleibt nach dem Eventende während dieser Aufbewahrungsfrist erreichbar, sofern der Veranstalter das Event nicht früher löscht.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bereinigt Galefeed das Event und die dazugehörigen gespeicherten Dateien automatisch. Gelöschte Events können für eine kurze technische Übergangszeit in einem soft-deleted Zustand verbleiben, bevor die abschließende Bereinigung erfolgt.
Rechnungs- und Steuerunterlagen speichern wir für die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen.
12. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Wir setzen Amazon Web Services für Hosting und Objektspeicherung, Mollie für Zahlungsabwicklung und Zahlungsstatus sowie den jeweils technisch konfigurierten E-Mail-Dienst für transaktionale Nachrichten ein. Diese Anbieter erhalten nur die Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Eine aktuelle Auskunft zu eingesetzten Unterauftragsverarbeitern kann über die im Impressum genannten Kontaktdaten angefordert werden.
Soweit ein Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, schließen wir, sofern gesetzlich erforderlich, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab.
13. Drittlandübermittlungen
Unsere aktuelle Kernhosting- und Speicherumgebung befindet sich in AWS eu-north-1 (Stockholm, Schweden). Dieses Setup führt für sich genommen nicht dazu, dass personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übertragen werden.
Eine Übermittlung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums kann dennoch stattfinden, wenn ein bestimmter Drittanbieter, Zahlungsdienstleister, E-Mail-Dienst, Support-Auftrag oder sonstiger Auftragsverarbeiter dies erfordert. In diesem Fall stützen wir die Übermittlung auf einen Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln oder einen anderen zulässigen Transfermechanismus.
14. Ihre Rechte
Je nach gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf einer Einwilligung. Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie die im Impressum genannten Kontaktdaten verwenden.
Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Galefeed ist insbesondere der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden, E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de, zuständig. Sie können sich auch an eine andere gesetzlich zuständige Aufsichtsbehörde wenden.
15. Pflicht zur Bereitstellung
Einige Daten sind erforderlich, um ein Konto zu erstellen, eine Zahlung abzuwickeln, ein Event zu betreiben oder die Upload- und Präsentationsfunktionen zu nutzen. Ohne diese Daten können bestimmte Funktionen nicht bereitgestellt werden.
16. Automatisierte Entscheidungen
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
17. Änderungen
Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Verarbeitung, rechtliche Vorgaben oder die technische Umsetzung ändern. Es gilt die jeweils aktuelle Fassung auf unserer Website.